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综合医院档案管理刍议——以中山市小榄人民医院为例
【作者】中山市小榄人民医院 徐源文 【文章来源】中山档案学会 【成文日期】2017-07-30 【点击率】

    [内容提要] 档案管理作为综合医院建设发展管理过程中的核心工作之一,全程记录着医院的创建、发展、建设、运行管理各个环节,是医院的历史见证,在医院建设管理发展中发挥了不可替代的作用。本文以中山市小榄人民医院为例,归纳综合医院档案管理的主要经验,阐述档案管理在综合医院发展建设中的重要地位,分析综合医院档案管理的常见问题,提出新形势下加强综合医院档案管理的对策和举措。
    [关 键 词] 医院 档案管理 认识 举措

    医院档案是医院在行政管理、医疗、科研、教学、业务、设备、基建等各项工作中所形成的具有重要保存价值的文件、图表、簿册、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案,是医院工作思想和方法的重现,是检查、评估和反映医院工作的重要依据。本文以中山市小榄人民医院为例,从医院档案管理工作经验、科学树立档案建设管理的思想认识、分析医院档案管理常见问题、加强医院档案管理对策措施等方面,初探综合医院档案管理工作。
    一、综合医院档案建设管理存在的不足
    档案建设管理作为医院管理的重要组成部分,是医院历史面貌的真实记录和各项医疗业务的重要凭证,是医院建设发展的工作实践和经验积累,从某种意义上讲,也是医务工作和医院发展历史承前启后的桥梁。它不仅是医务管理、医院建设和领导决策的重要依据,而且是一项十分重要的基础工作,对加强医药建设、促进医疗事业发展具有十分重要的推动作用。可以说,档案建设管理对医院来说是一项“功在当代、利在千秋”的大事,并且随着医疗事业的全面发展、医院建设的不断推进,特别是新的医疗体制改革需要,档案建设管理将会显得越加重要、要求也将越来越高。
    与医院档案管理工作重要性不相适应的是,近年来,一些综合医院档案建设管理不但没有得到加强,相反有了弱化的趋势,突出表现在四个方面:
    一是认识不到位。虽然大多数部门都知道档案建设管理工作非常重要,但大多是说起来重要,做起来忘掉,没有真正领会加强医院档案建设管理的必要性、紧迫性。在实际工作中,常常把档案工作当作是一项可抓可不抓或是缓缓再抓的基础工作,档案工作经常让位于其他业务或队伍建设工作,致使医院档案建设管理没有被摆上应有位置,得不到全面加强和规范。
    二是职责不明确。一些综合医院的档案建设管理没有明确规定责任人,始终沿袭过去以部门为单位、分散管理的模式,而且部门的各类档案也没有明确由谁来负责整理建档、谁来负责日常维护管理,不少档案资料没有明确专门管理人员。
    三是管理不严格。档案建设管理应有一套系统、严密的规章制度,应有特定的场所存放保管,但实际上一些医院由于长期以来无人重视档案建设管理、无人负责档案建设管理,没有建立执行完整的规章制度,造成许多档案资料没有及时收集整理、实施统一保管,特别是在人员调动、业务交接、设备搬迁等过程中,大量珍贵的历史档案资料遗失、丢失;能够保存下来的,也缺乏特定的存放场所,经常被随意堆放在仓库或办公室,不少档案资料由于长期受潮而霉烂、破损,少数单位和个人甚至出现为了应付上级检查评估和有关部门调档而擅自涂改、销毁原始档案等违法违规行为。
    四是案卷不规范。国家对档案资料有明确的立卷建档标准和要求,但一些医院没有制定统一和明确的建档标准,结果同一类档案在不同的单位有着不同的管理标准,导致不少案卷缺项、缺页,资料残缺不全。
    档案建设管理是一项长期性、基础性的工作。对档案工作重不重视、档案质量高不高、档案管理严不严,反映的不仅仅是档案建设管理问题,它折射出的其实是医院工作质量、作风乃至抓工作的战略眼光和水平能力问题。科学、规范、严格的档案建设管理,不但是对历史资料的积累、保全,而且可以推动、促进医疗工作和医院建设。因此,综合性医院档案管理部门应切实转变、提高对档案建设管理工作的重要性、必要性和现实性的认识,切实增强做好档案工作的责任感、使命感,认真负责,扎扎实实抓好档案建设管理工作,切实为医院工作提供优质高效的服务保障。
    二、提升综合性医院档案建设管理水平的对策
    提升综合性医院特别是三甲医院的档案管理水平,必须严格按照《档案法》《广东省档案管理规定》《人民医院信息档案建设管理工作规定》《三级甲等医院评审细则》和国家、省、市规范医院档案管理的有关要求,紧紧围绕“规范管理、全面达标、提升水平、科技支撑”这一总目标,遵循“统一标准、集中管理”的原则,进一步解放思想,更新观念,开拓创新,坚持依法治档,强化管理,搞好服务,真正把医院档案建好、管好、用好,不断推进医院档案工作的标准化、制度化、规范化、科学化和信息化建设。
    (一)要建章立制,规范建设。无规矩不成方圆。只有建立一套科学、系统、完善的规章制度,才能保障医院档案建设管理有据可依、有章可循,科学合理、规范有序。为要结合实际,制定《档案建设管理暂行规定》等规章制度标准,对档案分类、建档标准、制作要求、审核移交、查阅借阅、入库管理、出库销毁、保密安全以及库室建设等,逐一予以明确、规范和统一。如创办于1907年的中山市小榄人民医院,作为集医疗、科研、教学、预防保健于一体的现代化三级甲等综合医院,也是广东省中山市北部区域医疗、保健、救治中心,近年来,不断探索实践,建立健全了档案管理网络。医院每年都将档案工作列入医院的工作计划,重点统筹安排。档案工作由行政副院长直接分管,医院办公室具体负责,设有多名专兼职档案室管理员,分工合作,并且都接受过档案专业培训,具备一定的档案管理能力。同时,制定《档案综合管理实施办法》等一系列规章制度并及时更新完善,保证各类档案材料的收集、整理、归档和移交达到相关要求。
    (二)要严格标准,集中管理。一是建立档案库室。要按照档案库室建设标准,落实专项资金,落实专用库室,配齐防火、防潮、防光、防盗、防鼠、防虫、防高温、防磁等“八防”设施。条件允许的医院还应在档案室引入智能化管理手段,提高档案管理的科技含量,深化档案建设管理。二是认真立卷建档。要对照各类档案建设管理标准,明确专人负责,认真抓好档案资料的收集、整理、立卷、建档工作。在立卷建档过程中,医院各级各类人员要积极配合立卷建档人员开展工作,任何人不得以任何理由拒交需要建档的资料,更不得据为己有,不得擅自销毁。立卷建档完毕后,立卷建档部门或单位要落实人员,严格审查审核,确保档案资料齐全完备、真实准确、建档符合要求,确保档案质量。三是及时移交管理。案卷审核后,除人事档案由行政部门单独保管外,其他档案均应移交档案管理部门和档案管理人员,入库集中统一管理。档案管理部门或档案管理人员在接收档案时,要与移交部门或人员办理移交手续,并对接收的各类档案逐一登记造册、入库定位有序存放。对入库的各类档案资料,档案管理部门和管理人员,要加强维护管理,严格执行查阅、借阅审批程序和审批手续,严防档案资料丢失、损毁,确保档案资料安全。
    中山市小榄人民医院建院早期,档案分散管理,不仅造成一些档案资料的遗失、损坏,而且档案的作用也未能得到有效发挥。为规范医院档案管理,医院打破多年来各部门档案分散管理的旧框框,从2010年开始建立综合档案室,综合档案室设置比较规范,设有办公室、库房和阅览室,而且做到“三分开”,安装有空调、抽湿机、灭火器、温湿度计等设施设备,平时严格按照相关要求进行管理,认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防雷、防高温等工作。档案管理员定期检查档案保管状况,对破损的档案及时进行了修补、复制或作其他技术处理,确保医院档案资料保管完好。医院也一直被评为“省级先进”档案管理单位。
    (三)科技支撑,深化建设。结合医院实际,“引智”入院,借助科技手段,推进档案信息化建设,研究开发档案建设管理信息系统,建立数字档案库和网上查询查阅、网上审批等档案建设管理功能。要注重抓好三方面工作。一是在功能开发应用上,要本着边应用、边完善的原则,进一步完善档案建设管理信息系统的应用功能,特别是力争做到与医院目前在用的其他信息系统的形成对接,增强系统的兼容性和统一性,逐步实现智能化操作,最大限度地降低行政成本。二是在信息采集录入上,要做到随立卷、随采集、随录入,同时要严格把好信息准确、保密关,确保录入、公开信息的真实性、准确性、完整性和安全性。三是在档案信息利用上,要按照服务医务工作和医院建设的要求,为内外部人员查阅、分析业务工作提供信息依据和工作平台,通过历史的见证来检验医院工作的科学性和有效性,从而推动各项业务工作的建设发展。在这一方面,中山市小榄人民医院非常重视,结合医疗特点,对外主动对接了中山市统一的档案管理系统,并且积极组织全部档案管理员进行学习培训,熟悉档案系统的使用功能,做到“人人过关”;另外,借助内部的办公自动化平台和文件共享平台,同步建立与纸质档案相对应的数字档案库,实现了大部分档案网上查阅审核审批等功能,而且这两个内部平台即将全面升级,将对医院档案规范化、信息化管理提供更有力的支撑。
    综上所述,要加强医院档案管理工作,医院各级要站在对历史、对现实、对未来负责的高度,本着对医院建设、对医疗事业发展高度负责的态度,切实把医院档案建设管理工作摆上重要位置,积极采取有力措施,抓紧、抓好、抓出成效,积极推动医院档案建设管理上台阶、上档次。

    参考文献:
    [1]陈锦萍.试论综合性医院档案管理的现状与对策.广西医学,2015(2).
    [2]黄桂敏.新医改时期医院综合档案管理工作的思考.中国医药指南,2013(5).
    [3]任丽丽.新时期做好医院综合档案管理工作的几点思考.大家健康旬刊,2015(4).
    [4]王芙蓉、张晨、孙蓉、黄岩.关于医院档案管理工作重要性的思考.祝您健康·新医药,2011(1).
    [5]张利.关于医院综合档案网络化管理的思考.中外交流,2016.

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